基金会志愿者管理制度
2015/9/29 18:42:00 本站

一、    志愿者管理制度背景

随着春苗儿童救助基金会各个项目的不断发展,尤其是助医项目,机构的全职人员工作负担逐渐加重,仅仅依靠全职员工并不能满足基金会运作的要求。若增加更多的全职员工会使得机构规模过于庞大,一方面会给机构带来很重的运作成本,另一方面会影响机构的组织层级。志愿者不为物质报酬,自愿从事利他性社会服务,不仅能够向社会奉献自我力量,促进社会的和谐发展,同时也能够为基金会提供人力资本和专业技术与信息,促进基金会使命的实现。因此,拥有管理良好的志愿者团队对基金会的运作有非常重要的意义。

为了更好的服务于基金会项目救助对象,提高工作效率,弥补人力资源的不足,基金会决定充分调动社会资源,招募志愿者,建立志愿者管理制度。只有对志愿者进行有效管理,才能确保基金会和志愿者获得双赢

 

二、    志愿者管理制度目标

春苗基金会志愿者管理制度的目标是通过对志愿服务进行专业化管理规划,为不同的项目需求匹配更多不同技能的志愿者,满足项目发展需求,促进志愿者的个人成长。通过参与基金会的志愿服务,可以培育志愿者的公民责任感和参与意识,并影响青年志愿者的价值观。长远看,志愿者服务将成为支持基金会运作发展的动力,促进基金会产生积极的社会影响,培育出有公民意识努力承担社会责任的青年人,促进中国社会的个人能力建设和人力资源开发。发展志愿服务事业,推广志愿精神,促进公民社会的形成。

 

三、    志愿者管理制度流程

设计春苗基金会志愿者管理体系,加强对志愿者的管理,有助于让志愿者发挥最大的工作效益。

1     调研和开发志愿者服务岗位

基金会通过了解各个项目的内部需求、社会需求以及志愿者的供给情况调研,基于需求和供给情况发现并确定志愿服务任务及职责。

基金会根据自己组织的使命和业务范围,进行社会需求调查,并将调查数据进行整理和分类。结合基金会服务定位和资源,确定志愿服务目标:将调查结果与基金会的业务和资源进行匹配,从而确定基金会志愿服务可能达到的目标。目标的制定需要依据SMART原则,即是明确的(Specific),可测量的(Mea­surable),可实现的(Attainable),实际的(Realistic),有时间限制的(Time-bound)。根据目标布置工作任务,明确岗位职责:根据确定的志愿服务目标,将目标分解为具体的工作任务,并依据任务确定需要的志愿者类型和素质要求。

2     招募志愿者

目标:招募有兴趣做志愿者的公民,鼓励他们提交志愿者申请。

步骤:

A确定招募对象及范围,撰写招募计划

B成立招募小组并确定主要负责人,根据所招募的人员选择合适的信息发布的目标群体、发布渠道和方式,并制定招募计划及其预算。

C信息发布和社会资源动员

为了让招募信息能成功的吸引目标群体,使用较为合适的招募方法。如运用个人关系、手机短信和网络、大众媒体-公共关系和广告、特别发行的出版物、公开演讲、展览、直邮、推荐和运用科技等。

采用多种宣传方式

1微博宣传(定向宣传)

2 NGO发展交流网和中国发展简报、公益时报、ICT联盟云公益平台,和基金会中心网等公益相关网站发帖

3与大学、企业和相关机构达成合作协议,定期招募,帮助他们进行人力资源能力建设。

4会展时期发放资料

D收集志愿者报名表

E将所有的志愿者报名表进行初筛,根据招募标准将不符合基本条件的报名表存档,以备将来其他志愿服务岗位需要,并给予报名者意见回馈和表示感谢;将符合基本条件的报名表集中,进行书面或电话通知面试时间、地点和需要携带的资质证明及资料。

3     面试和匹配

志愿者通过填写申请表等方式进行申请

志愿者选拔是为了在合适的时间选派合适的志愿者人选到合适的岗位去服务。

步骤

第一步:成立面试小组/委员会

面试小组/委员会可以由基金会的领导人、管理者、员工和志愿者代表组成,也可以考虑邀请受益者和合作者代表参加。面试小组主要负责组织、实施面试工作,并集体讨论面试结果决定是否录用志愿者。

基金会要根据志愿者需求数量以及机构的资源来灵活处理。

第二步:筛选报名表,确定面试人选

由面试小组将志愿者申请报名表和推荐信进行筛选,将符合基本条件的志愿者确定为面试人选。

第三步:面试与选拔

面试与选拔是客观评估和商议的过程,依据科学的方法进行面试。

志愿者选拔的基本原则:

基于平等尊重的双向选择;

需求匹配(双方);

公开透明;非歧视性; 志愿者有最终决定权; 对志愿者个人信息保密。

可借鉴的面试的方法有:

面谈; 活动观察;书面测验; 案例分析; 团队互动。 

4     承诺和签约

报名面试完成之后,志愿者成为春苗基金会志愿者的成员,获得春苗志愿者爱心存折和志愿者工作手册,包括志愿者服务项目介绍,工作职责说明和服务承诺书。志愿者每次提供志愿服务,都会在爱心存折上加盖印章,每年年底统计志愿者服务次数时间。可以参与春苗提供的志愿者服务项目。

5     入职培训和辅导

恰当的岗位开发和成功的志愿者招募选拔是成功实现岗位目标的基础。志愿服务必须要设置一套志愿者支持体系,包括培训、辅导和保障支持、激励等,从而增加志愿者岗位成功的机率。

志愿服务需求评估,确定培训目标

志愿服务岗位所需要的技能,志愿者所缺乏的相应技能及其一些与工作相关的学习需求,还有组织需要志愿者所具备的能力,这些都是志愿者培训需要。根据这些需求,进行分析整理后确定不同层面、不同专业的培训目标,为开展志愿者培训奠定基础。

志愿者培训课程及方法

确定了志愿者培训目标之后,开发和组织相关的培训课程了。

培训课程依据组织业务领域、所拥有的资源来确定培训内容、培训方式、时间和人数。通常志愿者只能利用其周末休息时间参加培训,因此培训时间最好每个主题不超过两天。

培训方式采用参与式培训方法,运用小组研讨、案例分析、头脑风暴、活动体验等方式开展培训活动。培训不仅仅是传授知识、分享经验的过程,也是志愿者相互认识、团队建设的过程,同时可以通过培训发现志愿者需求和资源,更好地运用于志愿服务之中。

春苗基金会的培训课程

1志愿服务发展课程培训,了解春苗基金会的发展背景、基本理念、原则和要求

2掌握志愿者工作技能和方法(心理调试和准备培训——国内背景、社会问题、贫困地区)

3根据志愿者岗位提供与工作相关的专业培训

4小组讨论、素质拓展、活动体验

志愿者培训评估包括三个方面:

一是接受培训的志愿者是否了解和掌握了培训知识和技能;

二是培训组织工作是否适当;

三是培训师能否准确传授专业知识,并协助志愿者完成培训任务。

在志愿者培训中最常用的方法:现场志愿者口头反馈、填写评估问卷和测验培训题目。

培训最终效果体现在志愿者能否将培训学习到知识和技能运用于志愿服务之中,服务对象能否因此而受益。因此,对志愿者培训的评估还需要组织有近期和远期(一年以上)跟踪进行。这样不仅可以帮助组织更有针对性地培训志愿者,而且能够促进志愿者获取知识,在志愿服务中获得成长。

6     志愿者服务督导

志愿者督导与辅导

对志愿者的支持,最重要的部分是是志愿者督导与辅导。 

基金会需着重考虑以下四个方面。

1专业发展:为志愿者提供支持以帮助他们提高技能、向督导和同事学习更多的专业知识,同时掌握新的技能。

2个人成长:为志愿者提供支持来帮助他们保持健康快乐的状态,提升自信,增强自我认知与自我把控能力,从他人的生活经验中汲取营养。

3人际关系与互动:通过与基金会的管理者以及相关人士的工作协作,为志愿者提供支持以帮助他们提升对社会问题和他人需求的意识和敏感度,加深对相互依存关系的理解。

4认可:志愿者能够把志愿服务中的体验以及建议贡献给基金会,从而能为改进基金会工作做出恰当的贡献。同时基金会为志愿者提供支持来帮助他们意识到自己所从事工作的价值,为自我发展及他人的生活所带来的积极影响。

志愿服务记录

志愿服务记录不仅是志愿服务绩效的直接证明,也是进行志愿服务评估、组织成果管理的重要依据。

通常志愿服务记录主要包括以下信息:

志愿愿者姓名;服务时间和期限; 服务地点; 服务内容; 服务效果; 志愿者自我评价;

服务对象反馈;志愿者管理者评价; 志愿服务负责人签名

7     志愿者激励

根据志愿服务评估,根据志愿者的需求、服务绩效和组织目标要求,对志愿者进行激励。志愿者激励是通过认可、肯定、赏识志愿者,使其得到成长和发展来促进志愿者更积极主动地从事志愿服务。

激励的因素有:满足志愿者自我实现需要,包括成就感、学识、挑战性工作、增加工作责任及赋权、给予成长和发展的机会、给予社会认可和奖励。

好的激励标准为:志愿者认可;效果最大化(激励的人越多越好);方法有创造性;

激励的常用方法:目标激励;机会奖励;情感激励;信任激励;心智激励;社会激励;自我激励

8     评估和反馈总结

志愿服务评估

志愿服务评估是衡量志愿者在社区和社会发展中的影响与贡献。

评估首先需要收集志愿服务的各种数据,对数据进行解释和分析的。

评估的目的是为了体现志愿服务的价值,让志愿者、受益者和志愿者获得今后工作的更好的方法,从而获得成长。

评估是基金会提升志愿者服务能力的重要的学习方法之一,志愿者应该参与评估过程。

评估方法为:

1监测和信息收集:在志愿服务期间,需要进行信息收集,包括活动资料、志愿者日记、信函沟通记录、活动照片和影像等资料。

2信息整理和分析:将收集的信息进行分类整理,提炼经验和有效方法,总结绩效成果,发现不足和问题并进行改善建议和制度创新。

3填写志愿服务评估表和撰写评估报告。

4公布评估结果。

5后续改进工作。

志愿者服务反馈

建立志愿者和机构之间建立双向的反馈机制,机构加强对志愿者的支持。结束志愿者服务,参与反馈建议调查。有效的反馈机制,可以帮助机构了解志愿者需求,也有助于机构对志愿者的服务进行评估。

9     离职管理巩固

对志愿者档案资料进行及时归档和整理。时间限度为志愿者结束服务1周之内。完成相关评估和反馈,时间限度为志愿者服务结束三周内。

持续招募志愿者,鼓励短期志愿者完成志愿服务后,继续为项目提供志愿服务。在“巩固”阶段总结志愿者服务情况,并且根据新的岗位需要,指导志愿者再次做出选择。

10   建立志愿者网络

A参与志愿者分享交流会,颁奖等,享受优先参与春苗志愿者休闲活动的机会,NGO领域工作优先考虑。

B参与未来志愿者的招募宣传(个人宣讲,博客文章),保证志愿工作的持续开展。

C志愿者可以优先推荐和介绍身边的人参加志愿者项目

D建立志愿者人才库